Jede Pilotin und jeder Pilot erinnert sich an die ersten Flüge der Karriere, die den vielen gebüffelten Theoriestunden endlich eine praktische Anwendung und wunderbare Belohnung folgen liessen. Irgendwann in dieser Zeit erhält jeder Flugschüler und jede Flugschülerin eine kürzere oder längere Einweisung, wie das persönliche Flugbuch geführt werden muss.
Während das Flugbuch in der Ausbildung eifrig und pflichtbewusst geführt wird, verwandelt sich die Flugbuchpflicht vor allem für kommerzielle Pilotinnen und Piloten später häufig in eine lästige administrative Aufgabe, die zusätzlich Zeit frisst.
Dieser Text erklärt, weshalb sich der Aufwand einer detaillierten und sorgfältigen Flugbuchführung lohnt und wie sich der Zeitaufwand reduzieren lässt, ohne Abstriche bei der Compliance zu machen.
Das Flugbuch ist ein rechtlich relevantes Dokument
Das Flugbuch ist weit mehr als eine persönliche Aufzeichnung der eigenen Flüge. Es ist ein gesetzlich vorgeschriebener Nachweis fliegerischer Erfahrung, auf dessen Grundlage unter anderem Voraussetzungen für Lizenzeinträge, Privilegien und deren Aufrechterhaltung beurteilt werden.
Seine Funktion ist damit eher mit einem Ausbildungsnachweis oder Arztzeugnis als mit einem Tagebuch vergleichbar: Behörden, Versicherer und andere Dritte verlassen sich darauf, dass die darin dokumentierten Flüge und Nachweise korrekt sind.
Entsprechend nennt das europäische Luftfahrtrecht die Fälschung eines Flugbuchs ausdrücklich als möglichen Grund für die Beschränkung, Aussetzung oder den Widerruf einer Pilotenlizenz (siehe unter anderem ARA.FCL.250(a)(2)).
Auch strafrechtlich kann einem Flugbuch Urkundenqualität zukommen. Entsprechend sollte es im Sinne einer professionellen Airmanship sorgfältig, korrekt und nachvollziehbar geführt werden.
Risiko Unfalluntersuchung
Eine Haftpflichtversicherung schliesst man ab, damit man sie hoffentlich niemals braucht. Ganz ähnlich wie bei Versicherungsverträgen verhält es sich mit dem Flugbuch. So lange nichts Aussergewöhnliches passiert, spielt es auch keine allzu grosse Rolle, wie es geführt wird. In manchen Karrieren bleibt das Flugbuch nur stiller Begleiter, manchmal wird es sogar gar nicht geführt, und in den meisten klassischen Airline-Karrieren bleibt das auch folgenlos.
Sollte es eines Tages aber zu tatsächlichen Schadenereignissen kommen, werden alle potenziell zur Ursache beitragenden Faktoren genau beleuchtet und eingeordnet. Die Untersuchungsbehörde, aber insbesondere die Versicherung und der verantwortliche Operator beginnen dann mit der Suche nach möglichen Schuldigen, um nicht selber für die meist sehr hohen Beträge in Verantwortung gezogen zu werden.
Die Pilotinnen und Piloten rücken meist früh in den Fokus der Untersuchungen, und es wird ein umfassendes Bild über die Arbeitsweise, die psychische Verfassung und die Kompetenzen jedes involvierten Piloten erstellt. Dazu werden die Flugplanung und -vorbereitung analysiert, Interviews mit Arbeitskolleginnen und -kollegen geführt, Prüfungsresultate und Schwächen im Training herangezogen. Das persönliche Flugbuch wird dabei immer angeschaut, beurteilt und überprüft.
Ein sauber geführtes Flugbuch kann versicherungsrechtlich entscheidend sein. International haben Gerichte schon Deckungen verneint, wenn Versicherungsbedingungen ausdrücklich "logged flying hours" verlangten und die tatsächlich vorhandene Flugerfahrung nicht entsprechend im Flugbuch dokumentiert war. (Vergleiche North American Specialty Insurance Co. v. Myers, 111 F.3d 1273 (6th Cir. 1997) und Marson Coal Co. v. Insurance Company of the State of Pennsylvania (W. Va. 1974))
Das Flugbuch als Aushängeschild für die eigene Arbeitsweise
Doch nicht nur im Rahmen von Unfalluntersuchungen kann die Flugbuchführung sehr konkrete Auswirkungen auf die persönliche Karriere, die Möglichkeiten und Risiken haben. Das Flugbuch dient ganz generell als Aushängeschild für die eigene Arbeitsweise und gibt eine Indikation darauf, wie sorgfältig und diszipliniert jemand arbeitet. Die Qualität der Einträge zeigt auf, wie wichtig die Compliance mit regulatorischen Vorgaben ist und ob man auch in Stresssituationen den Überblick behält, um den Dokumentationspflichten nachzukommen.
Bereits die Wahl des Flugbuchs ist ein Statement. Wer auf eine digitale Lösung setzt, demonstriert einen sattelfesten Umgang mit Technologie und präsentiert sich modern. Wer auf ein hochwertiges Papierbuch mit schönem Cover setzt, zeigt Bodenständigkeit und Disziplin. Wer gar kein Flugbuch führt, zeigt eine gewisse Sorglosigkeit und Risikoaffinität.
Oft ist man sich nicht bewusst, dass das Aushängeschild Flugbuch von vielen verschiedenen Stellen wie Behörden, Arbeitgebern, Trainingsorganisationen, Fluglehrerinnen und Fluglehrern, Prüferinnen und Prüfern, Versicherungen, Kunden, SAFA-Inspektoren oder Vereinen angeschaut werden wird.
Später in diesem Artikel beleuchte ich einige dieser Situationen genauer, in denen das Flugbuch vorgezeigt werden muss. Im zweiten Teil gehe ich speziell auf die Wichtigkeit des Flugbuchs bei der Karriereentwicklung und bei Bewerbungen ein.
Auch Berufspilotinnen und Berufspiloten sind persönlich verpflichtet, ein Flugbuch zu führen
Viele Pilotinnen und Piloten mit einer EASA CPL oder ATPL Lizenz sind sich oft nicht bewusst, dass die gesetzliche Anforderung für sie genauso gilt wie für Personen im Single-Pilot-Betrieb.
Fälschlicherweise gehen viele davon aus, dass die IT-Systeme der Unternehmung diese Aufgabe automatisch und nebenbei übernehmen. Ein Crew-Rostering-System, eine Lohnabrechnung oder eine Liste der geflogenen Sektoren ist nicht automatisch ein FCL.050-konformes persönliches Flugbuch. Gerade bei der Belegschaft grösserer Flugbetriebe wie Airlines oder Business Jet Operators ist diese Auffassung weit verbreitet.
Dieses Missverständnis beruht auf einer typischen Fehlinterpretation des Artikels AMC1 FCL.050 (e), der besagt, dass ein Arbeitgeber diese Pflicht für seine Pilotinnen und Piloten übernehmen darf.
(…) details of flights flown under commercial air transport may be recorded in an electronic format maintained by the operator (…)
Wichtig ist das Wörtchen "may", welches zwar die Möglichkeit offenlässt, den Operator aber keineswegs dazu verpflichtet, wie es ein "must" oder "shall" verlangen würde.
Warum deine Airline das Flugbuch für dich nicht führen will
Die Fehlannahme, dass die Airline das persönliche Flugbuch für ihre Pilotinnen und Piloten führt, ist weit verbreitet und birgt echte Risiken.
Aus der Perspektive des Operators ist die Sache aber meist ziemlich eindeutig. Erstens gibt es für den Betrieb keinen wirklichen Mehrwert, wenn er diese Pflicht übernehmen würde, ausser vielleicht einem gewissen Employee-Benefit und somit höherer Attraktivität als Arbeitgeber.
Auf der anderen Seite muss die IT-Abteilung dann viel umfassendere Anforderungen erfüllen, was Kosten und Risiken nach sich zieht. So müssten alle Vorgaben aus FCL.050 im IT-System des Operators umgesetzt werden und beispielsweise elektronische Signaturen abdecken, was wiederum die Frage nach der Zugänglichkeit für ehemalige Mitarbeitende und somit auch direkt sicherheitsrelevante Fragen eröffnet.
Zudem muss eine Lösung für diejenigen Mitarbeitenden gefunden werden, die noch bei einem anderen Operator fliegen, als Fluglehrerinnen oder Fluglehrer arbeiten oder privat fliegen. Im persönlichen Flugbuch müssen alle fliegerischen Tätigkeiten erfasst werden, und die wenigsten Airlines haben Lust darauf, in ihren Systemen auch Single Pilot Flüge zu verwalten. Müssen diese Mitarbeitenden also mehrere, fragmentierte Records führen? Wie können sie die Daten dann konform übernehmen, wenn sie nicht mehr bei der Firma arbeiten, aber noch weiter fliegen werden?
Die meisten Airlines und Operators entscheiden sich deshalb pragmatisch: Jede Pilotin und jeder Pilot ist selber verantwortlich, ein persönliches Flugbuch zu führen. Es lohnt sich deshalb, im OM-A des Arbeitgebers nachzuschauen, ob etwas dazu geschrieben steht, normalerweise unter Kapitel 7. Oft steht explizit, dass die Airline das persönliche Flugbuch nicht führt. In den meisten Betrieben dürfte aber einfach nichts dazu geschrieben sein, was aber ebenfalls bedeutet, dass diese Verantwortung nicht übernommen wird. Erinnere dich an das Wörtchen "may".
Flight und Duty Time Limits
Fragmentierte Daten sind aber auch für die Airlines selber durchaus ein Problem, weil im Bereich der Duty und Flight Time Limits nach Subpart FTL eine zusätzliche Haftung besteht, damit keine illegalen Flüge durchgeführt werden, bei denen Arbeitszeit- oder Flugzeitlimiten verletzt sind.
Für die Einhaltung ist zum einen jede Pilotin und jeder Pilot selber nach den Vorgaben in CAT.GEN.MPA.100 (b) (4) und (5) verantwortlich, zum anderen muss aber auch der Operator nach ORO.FTL.100 sicherstellen, dass die Limiten eingehalten werden und dass die Daten nach ORO.FTL.245 erhoben, gespeichert und auch den Pilotinnen und Piloten sowie anderen Operators zugänglich gemacht werden.
Die Gesetze nehmen also eindeutig beide Parteien explizit in die Pflicht, dass keine Verletzungen dieser Limiten erfolgen. Es sind sowohl Crew-Planner wie auch die Flight Crew rechtlich verpflichtet, die Einhaltung dieser Limiten zu gewährleisten.
Diese Regeln sind zum einen sehr komplex und schwierig zu überblicken, weil sie über verschiedene Zeitperioden verschiedene Datenwerte akkumulieren und begrenzen, und zum anderen auf eine vollständige Datengrundlage angewiesen, weil eben auch Tätigkeiten als Fluglehrerin oder Fluglehrer, Flüge für andere Operators oder auch ganz andere Tätigkeiten wie Büroarbeit miteinbezogen werden müssen.
In der Praxis wird diese Pflicht von vielen Operators per separater Unterschrift auf ein Formular und damit einhergehender Einwilligung in die Haftungsübernahme durch die Pilotinnen und Piloten abgeschoben. Diese Praxis dürfte zwar vor Gericht keinen Bestand haben, übt aber Druck aus, und die wenigsten wissen, dass sie sich im Falle einer Auseinandersetzung diesbezüglich wehren könnten.
Diese Problematik betrifft bei weitem nicht nur Operations unter Part-CAT, sondern auch Business Jets und andere General Aviation unter Part-NCC, Part-NCO oder Part-SPO, es gibt aber auch weitere Vorgaben, die je nach Land unterschiedlich sind. Ganz ähnlich, nämlich je nach Land sehr unterschiedlich, sieht es bei den Helikoptern aus.
Vor allem bei kleineren Heli- oder Business-Jet-Betrieben, die Freelancer oder für andere Unternehmen tätige Fluglehrerinnen und Fluglehrer beschäftigen, ist die Problematik der unvollständigen Kenntnis über die fliegerische Tätigkeit der Besatzung eine echte Herausforderung. Daten müssen oft entweder manuell durch die Pilotinnen und Piloten in die firmeneigenen IT-Systeme eingetragen werden, oder man tappt im Dunkeln.
Subpart FTL und die damit verbundenen Dokumentationspflichten haben signifikante Überschneidung mit der allgemeinen Flugbuchpflicht nach FCL.050, weil die zu erfassenden Datenwerte sehr ähnlich sind. In der Praxis werden diese zwei Teilbereiche der Informationssysteme allerdings nur selten verbunden.
Situationen, in denen das Flugbuch vorgezeigt werden muss
Es gibt eine ganze Reihe von Ereignissen, für die es sich lohnt, ein sauberes persönliches Flugbuch zu führen und "readily available" vorweisen zu können. Im Folgenden beleuchte ich einige dieser Ereignisse genauer und gehe auch darauf ein, in welchen Karrieren diese typischerweise vorkommen. Zum Abschluss dieses Artikels gehe ich noch etwas eingehender auf die Rolle des Flugbuchs bei Bewerbungen und Karriereschritten ein.
Behörde fordert Flugbuchauszug an
Wer die Lizenz mit einem neuen Rating bereichern oder den bestehenden Lizenzpark erhalten möchte, muss immer wieder Formulare ausfüllen und Dossiers vorbereiten, um Nachweise für verlangte Flugerfahrung, Prüfungsresultate und erfolgreich abgeschlossene Ausbildungen zu erbringen. Diese werden bei der zuständigen Behörde eingereicht und dort geprüft. Je nach behördlicher Strenge der das Dossier bearbeitenden Person kann es zu Nachfragen und Nachforderungen kommen, wenn die Dokumentation als ungenügend oder inkonsistent empfunden wird.
Ramp Check
Ähnlich wie bei einer Polizeikontrolle kann im Rahmen des Ramp Inspection Programmes der EASA vor Antritt eines Fluges ein Ramp Inspector erscheinen, um eine entsprechende Prüfung vorzunehmen. Neben Pilotenlizenzen, Identitätsdokumenten, Medicals, Flugplänen, Manuals und Kartenmaterial werden gerne auch die Flugbücher überprüft, insbesondere auf Recency-Bedingungen für die geplante Flugoperation. Was dabei sein muss, ist in FCL.045 "Obligation to carry and present documents" geregelt. Das Flugbuch muss "without undue delay" vorgezeigt werden können. Wer das Flugbuch nicht dabei hat, muss mindestens damit rechnen, es unverzüglich nachreichen zu müssen.
Verletzung von Flight oder Duty Time Limiten
Neben Untersuchungen nach einem schweren Vorfall mit Versicherungsfolgen gibt es auch Verletzungen, die zwar keine echten Schäden verursachen, aber dennoch durch interne Stellen oder die Behörde aufgearbeitet werden. Wie im Abschnitt zu den Flight und Duty Time Limits erläutert, müssen sowohl direkt für den Operator durchgeführte Flüge wie auch externe Duties miteinbezogen werden. Die Untersuchung gleicht dann die Daten des persönlichen Flugbuchs mit den Techlogs und Bordbüchern sowie den Daten in den Systemen des Operators ab.
Verletzung von Recency
Ganz analog zu Violations im Bereich FTL gibt es diese auch bei Recency-Vorgaben. Während Airline-Pilotinnen und Airline-Piloten davon weniger betroffen sind, gibt es gerade bei Flügen unter Part-SPO und Part-SPA eine sehr grosse Anzahl unterschiedlicher Recency-Anforderungen, die ähnlich komplex zu überwachen sind wie FTL für Part-CAT. Auch hier gleicht die Untersuchung die Daten des persönlichen Flugbuchs mit den Techlogs und den Operator-Systemen ab.
Kundenauftragsvergabe nach Erfahrungsnachweis
Wer es gerne etwas abwechslungsreicher mag, findet sich möglicherweise für einen Karriereabschnitt in einem Flugbetrieb im Bereich Utility, Cargo oder auf einem Business Jet. Dort ist es üblich, dass bei der Vergabe von Aufträgen durch Kunden explizit Pilotinnen und Piloten mit einem spezifischen Erfahrungsprofil verlangt werden. Dies kann Erfahrung auf dem Type Rating, auf einer speziellen Variante oder in einer bestimmten geografischen Region beinhalten. In der Welt der Business Jets gibt es sogar eigene Programme, wo die Erfahrung direkt zu Umsatz gemacht wird, indem Kunden verschiedene Sicherheitsstufen kaufen können. Der Wyvern Wingman Standard ist ein bekanntes Beispiel.
Versicherungsnachweise
Einige Versicherungen bieten reduzierte Prämien an, wenn durch den Operator ein reduziertes Risiko für ein Luftfahrzeug dargelegt werden kann, weil beispielsweise nur Pilotinnen und Piloten mit einer gewissen Erfahrung eingesetzt werden. Typischerweise sind dies Stunden auf dem Type oder der Variante, als PIC oder auch in einer bestimmten Weltregion.
Request eines anderen Operators
Nach ORO.FTL.245 (b) muss der Arbeitgeber die individuellen Records auf Anfrage an andere Operators herausgeben, wenn jemand für diese Operators fliegerisch tätig ist. Da bei vielen Operators die entsprechenden Abfragen nicht ohne weiteres durch die Mitarbeitenden gemacht werden können, wird schliesslich einfach das Flugbuch einverlangt.
Karriereplanung und Arbeitsmarktsituation
Neben der klassischen Karriere in einer Airline gibt es viele alternative Karrierepfade für professionelle Pilotinnen und Piloten, darunter in der Welt der Business Jets, der Utility, der Cargo, der Helikopter oder der Pilotenausbildung.
Je nach Situation auf dem Arbeitsmarkt ist es einfacher oder schwieriger, an die beliebten Jobs in einer alteingesessenen Premium-Airline zu kommen, wo man auf hohem Niveau beginnt und sich der Seniorität entlang mehr oder weniger gemütlich und sicher in Richtung Langstrecke entwickeln kann.
Viele Pilotenkarrieren verlaufen heute nicht mehr so geradlinig, und manchmal sind Umwege über Hour Building in Cargo oder Utility Flotten nötig, um den Traum vom Beruf über den Wolken verwirklichen zu können.
Gleichzeitig verändert sich die Industrie: es gibt immer mehr Low-Cost Carrier, die keiner Senioritätenliste unterliegen und stattdessen das Personal viel näher am tatsächlichen Bedarf halten. Dort wird deutlich mehr mit sogenannten Direct Entries gearbeitet, wo erfahrene Pilotinnen und Piloten mit Type Rating eingestellt werden, gerne auch direkt für den linken Sitz. Insgesamt geht die Industrie bis 2040 von deutlich zu wenig Pilotinnen und Piloten aus, was den Arbeitsmarkt zugunsten der Besatzungen verschieben dürfte. Für angehende Airline-Pilotinnen und Airline-Piloten empfiehlt es sich deshalb, sich auf eine dynamischere Arbeitswelt vorzubereiten.
Das Flugbuch als wichtiger Karrierebegleiter
Zu Beginn der Karriere weiss man sehr genau, wie viele Stunden im Flugbuch erfasst sind: Total Time of Flight, als Pilot-in-Command (PIC), auf Single Engine oder Multi Engine. Man hat den nächsten wichtigen Meilenstein stets vor Augen und freut sich über jede neue Flugstunde, die einem diesem Ziel näherbringt.
In dieser Zeit werden die Grundlagen für eine saubere Flugbuchführung erlernt und die Art und Weise festgelegt, wie detailliert und in welcher Form man es führen möchte. Wie im Abschnitt zum Aushängeschild Flugbuch erläutert, wird das Flugbuch im Laufe der Karriere von vielen verschiedenen Personen und Organisationen gelesen. Besonders bei der Jobsuche und bei Bewerbungen ist das Flugbuch von hoher Relevanz.
Geforderte Erfahrung glaubwürdig nachweisen
Wer mit der Jobsuche beginnt, muss als erstes die in den Stellenausschreibungen geforderten Profile mit der eigenen Erfahrung abgleichen. Dazu ist eine Standortbestimmung wichtig, damit man die eigene Eignung einschätzen und keine Zeit damit verschwenden kann, sich auf die falschen Stellen zu bewerben.
Typischerweise wird nach Medicals und Lizenzen gefragt, nach Work Permissions und nach Flugerfahrung wie der Total Block Time, MP Time, Jet and Turbo Time, Total PIC Time, PIC on type, Recency on type und in mission. Je nach Karrierestand und Interessensgebiet wird mehr oder weniger Wert auf die Nachweise für Erfahrung und Recency gelegt. Es ist immer von Vorteil, wenn man einen sauberen und hochgradig aufgeschlüsselten Datensatz zur Verfügung hat und schnell Antworten auf Rückfragen zur Flugerfahrung liefern kann.
Für den konkreten Nachweis bei der Bewerbung werden oft Kopien des Flugbuchs verlangt, und wer dem CV ein Deckblatt mit der Gesamterfahrung beilegen kann, macht sicher nichts falsch. Es gilt zu beachten, dass je nach Land des Arbeitgebers unterschiedliche Flugbuchformate bekannt sind, wobei der EASA-Standard weltweit hohe Anerkennung findet.
Form und Inhalt
Die Mitarbeitenden des Human Resources Teams bei Airlines und Operators sind es gewohnt, eine grosse Zahl an Bewerbungen innert kürzester Zeit zu verarbeiten. Dabei werden nachweislich sehr viele Entscheidungen aufgrund von oberflächlichen Eindrücken gefällt. Wer dem Recruiter mit einem übersichtlichen Dossier hilft, rasch die richtigen Informationen zu identifizieren, hat gegenüber Kandidatinnen und Kandidaten mit unübersichtlichen Unterlagen oder unauffindbaren Erfahrungswerten einen entscheidenden Vorteil und eine höhere Wahrscheinlichkeit, auf dem grünen Stapel zu landen.
Nach der ersten oberflächlichen Durchsicht und Filterung werden die Dossiers eingehender untersucht und auf alle geforderten Nachweise geprüft. Auch hier gilt: wer mit seinen Unterlagen einen guten und gepflegten Gesamteindruck hinterlässt, hat bessere Chancen, für ein Interview eingeladen zu werden. In der Zeit KI-generierter CVs und Motivationsschreiben eignet sich das Flugbuch umso mehr, um sich abzuheben und mit hochwertiger Arbeit Eindruck zu hinterlassen.
Weitere Karriereschritte: FI, TRI, SFI
Viele kommerzielle Pilotinnen und Piloten sehnen sich nach einigen Jahren im Beruf nach etwas Abwechslung. Dafür bietet sich zum Beispiel der Wechsel vom Business Jet zu einer Airline oder umgekehrt an, solange man nicht in einer Airline mit Senioritätenliste fliegt. Ebenfalls häufig gewählt wird die Weiterbildung zur Fluglehrerin oder zum Fluglehrer, sei es als Type Rating Instructor (TRI), Synthetic Flight Instructor (SFI), Class Rating Instructor (CRI) oder Flight Instructor (FI).
Egal welchen Weg man wählt: für alle zusätzlichen Lizenzen muss die erforderliche Erfahrung gegenüber der Behörde nachgewiesen werden. Ein sauber geführtes und übersichtlich strukturiertes Flugbuch macht diesen Prozess deutlich einfacher.